Kuidas kirjutada standardse protseduuride käsiraamat?

Ettevõte või organisatsioon saab uute töötajate koolitust tõhusamalt hõlbustada, kasutades selleks hästi kirjutatud standardseid toimimisprotseduure (SOP). Peale koolituse annab SOP-käsiraamat olemasolevatele meeskonnaliikmetele ressursi harvemini kasutatavate protseduuride jaoks, tagades, et protseduurid viiakse läbi õige protokolliga, säilitades kvaliteedikontrolli. Standardse tööprotseduuride käsiraamatu kirjutamine eeldab selge arusaamist konkreetse protsessi etappidest.

Määratlege põhiprotsessid

Vaadake kõiki teie ettevõttes toimuvaid põhiprotsesse. Hakake määratlema, millised protsessid SOP-käsiraamatus visandatakse ja kaardistatakse. Ehkki te ei pruugi iga viimast protsessi kaardistada, on siiski oluline välja selgitada kõige olulisemad ja olulisemad protsessid.

Näiteks võib restoran määratleda põhiprotsessid, kuidas konkreetne signatuurroog valmistatakse. Sama oluline on restorani koristamise protsess. Looge oma põhiprotsesside loend, et saaksite pärast selle kaardistamist integreerida kõik SOP-i käsiraamatusse.

Kaardista iga protsess

Iga protsess on määratletud protsessi lõpuleviimiseks vajalike sammudega. Sammust puudumine võib tähendada kaotatud või hilinenud tellimust või defektset lõpptootet. Kaardistamine on töövoo joonistamine.

Oletame näiteks, et loote Interneti-päringu müügiprotsessi jaoks SOP-i. Esmalt kaardistage, kuidas müügivihjega pärast teabe küsimist algselt ühendust võetakse: telefonikõne, e-post või tekst. Kaardistage, mitu korda teie müügimeeskond teeb järelkontrolli, kui potentsiaalset klienti esialgu ei saavutata, lisage iga kontakti jaoks konkreetsed skriptid.

Kaardistage potentsiaalsete klientide saavutamiseks mõni muu skript ja lisameetmete komplekt sõltuvalt sellest, kas potentsiaalne klient ostab teie toote või teenuse või otsustab sellest loobuda. Kui see on kaardistatud, kirjutage protsess lihtsate sammudega välja.

Looge kontroll-loendeid ja vorme

Mis tahes protsessi jaoks on meeskonnaliikmetel lihtsam vormi või kontrollnimekirja järgida. Looge kaardistatud protsessil põhinev terviklik mall. Kui peate koguma konkreetset teavet kliendi juurdevõtukohas, veenduge, et mallil oleks kogu nõutav teave lühidalt.

Ärge eeldage, et meeskonnaliikmed mäletavad kõike SOPis, eriti kui klient istub nende ees. Integreerige kontrollkaardid ja vormid oma protsessi kaardi ja sammude lisandina.

Looge täielik SOP-käsiraamat

Kui olete iga protsessi kaardistanud ja kõik toetavad dokumendimallid loonud, integreerige need täielikku SOP-i käsiraamatusse. Korrastage käsiraamat osakondade põhjal. Näiteks võivad teil SOP-käsiraamatus olla jaotised „Müük”, „Operatsioonid” ja „Levitamine”. Seejärel jaotatakse kõik jaotised selle osakonna põhiprotsessideks, tavaliselt selles järjekorras, kus iga põhiprotsess toimub üldiselt kaupade kohaletoimetamine.

Jaotises "Levitamine" võib teil olla mitu põhiprotsessi, mis hõlmavad "Tellimuse saamine", "Pakkimine kohaletoimetamiseks", "Saatmine" ja "Järeltegevus".

Korrastage SOP-i käsiraamat koos sisukorraga ja loetlege kõik protseduurid selgelt rasvases pealkirja päises. Võite isegi lisada vahekaarte, et meeskonnaliikmed saaksid käsiraamatut hõlpsalt sirvida, et aidata neil oma osakondades asjakohaseid SOP-sid leida.